استشارة الجماعات الترابية: القدرات وترتيب الأولويات وتتبع البرامج

وضعيات تستدعي استشارة الجماعات الترابية

• جماعة ترابية تحسم برمجة متعددة السنوات قبل أن تقدّر قدراتها المالية والمؤسساتية.
• وكالة جهوية تحمل عدة مشاريع متنافسة ويتعين عليها وضع ترتيب للأولويات.
• مؤسسة عمومية تُطلق برنامجاً دون منظومة تتبع محددة.
• شريك في التعاون يرغب في التحقق من البرمجة على مراحل ومن أدوات العمل في مشروع يواكبه.
• جامعة تُعِدّ مشروعاً ذا بعد ترابي وتسعى إلى هيكلة قيادته.

سير الاستشارة

1. جمع البرنامج أو المشروع والسياق المؤسساتي. يتسلم المكتب أولاً وثيقة البرنامج أو مذكرة المشروع، مع المعطيات المتعلقة بالميزانية. وتجري هذه المرحلة بصورة غير متزامنة، عبر إرسال الوثائق.
2. قراءة القدرات المالية والمؤسساتية القابلة للتعبئة. يقابل التحليل بعد ذلك طموحات البرنامج بالموارد المتاحة فعلياً. ويرصد بذلك الفوارق بين البرمجة والقدرات.
3. فحص ترتيب الأولويات والبرمجة على مراحل وأدوات العمل المعتمدة. تتحقق هذه المرحلة من انسجام ترتيب المشاريع وجدولتها الزمنية. كما تقدّر ملاءمة أدوات العمل للأهداف المعلنة.
4. مراجعة منظومة التتبع وفق النموذج P-18. يستند الفحص إلى النموذج P-18 لتقدير منظومة التتبع القائمة. وفي مرحلة سابقة، تواكب المساعدة التفاعلية IA-04 ملأه، دون إصدار أي رأي.
5. العرض كتابةً أو عبر اجتماع مرئي. تشكل المذكرة التوجيهية عرضاً غير متزامن. في المقابل، يتيح الاجتماع المرئي الذي تبلغ مدته 60 دقيقة تبادلاً متزامناً، يُدوَّن في محضر جلسة.

المُخرَج

تفضي استشارة الجماعات الترابية إلى مذكرة توجيهية أو، في حالة الاجتماع المرئي، إلى محضر جلسة. وتعرض الوثيقة أولاً الملاحظات المستخلصة من قراءة البرنامج والقدرات. ثم تقترح ترتيباً لأولويات المشاريع وتعديلات لمنظومة التتبع. وأخيراً، ترتب المراحل الواجب الشروع فيها. وتصل المذكرة إلى الزبون بعد سبعة أيام عمل من التوصل بالعناصر كاملة. أما محضر الجلسة فيستعرض النقاط التي جرى فحصها خلال الاجتماع المرئي.

المتطلبات المسبقة

تفترض الاستشارة إرسال وثيقة البرنامج أو، في غيابها، مذكرة مشروع. وتُكمِّل المعطياتُ المتوفرة المتعلقة بالميزانية والهيكلُ التنظيمي للقيادة هذه الوثائق. ويسري الأجل ابتداءً من التوصل بمجموع هذه العناصر.

أسئلة متكررة

كيف يتم الاختيار بين المذكرة التوجيهية والاجتماع المرئي؟

تلائم المذكرة التوجيهية الحالاتِ التي يستدعي فيها البرنامج قراءة مفصلة وأثراً مكتوباً يُتقاسم بين المصالح. في المقابل، يعطي الاجتماع المرئي الذي تبلغ مدته 60 دقيقة الأولوية للتبادل المباشر مع المسؤولين عن القيادة. وفي الحالتين، ينصبّ المضمون على الملاحظات، وترتيب الأولويات، ومنظومة التتبع، والمراحل. وتتلقى الاستمارةُ المشتركة للاستشارات الصيغةَ المعتمدة.

ما أجل استشارة الجماعات الترابية؟

تُسلَّم المذكرة التوجيهية في أجل سبعة أيام عمل. ويُعقد الاجتماع المرئي في موعد يُحدَّد بعد 7 أيام على الأقل من الحجز (مع إمكانية موعد ذي أولوية في أجل خمسة أيام عمل)، من الثلاثاء إلى الخميس. وتسري هذه الآجال ابتداءً من التوصل بملف كامل. غير أنها تحتفظ بطابع استرشادي، طبقاً للقواعد المشتركة لقائمة الخدمات. ومن ثم فإن نقص وثيقة يؤجل بدء سريان الأجل.

ما الشكل الذي تتخذه طلبية هيئة عمومية؟

بالنسبة إلى الجماعات الترابية والمؤسسات العمومية والهيئات الخاضعة لقواعد النفقات العمومية، تخضع الطلبية لتنظيمها الخاص. وتتخذ بذلك شكل سند طلب أو صفقة أو اتفاقية. غير أن مضمون الاستشارة يظل مماثلاً، أياً كان شكل الطلبية.

لماذا تُفحص القدرات قبل البرمجة؟

يضعف البرنامج الترابي حين تسبق البرمجةُ تشخيصَ القدرات. كما يضعف حين تفتقر المشاريع إلى ترتيب للأولويات أو حين تغيب منظومة التتبع. ولذلك تتناول الاستشارة هذه النقاط الثلاث وفق ترتيب منطقي. غير أنها تندرج ضمن التزام ببذل عناية: إذ تبقى الجماعة الترابية صاحبة القرار الوحيدة في اختياراتها.

هل تظل الوثائق المُرسَلة سرية؟

يعتبر أ.س كونسلت المعلومات والوثائق التي يرسلها الزبون سرية. ويمر تبادلها عبر الفضاء المؤمَّن، ويقتصر استعمالها على أغراض الاستشارة. ويظل هذا الالتزام قائماً بعد انتهاء العلاقة. ويلتزم الزبون بالمثل إزاء الأدوات والمُخرَجات غير المنشورة التي يتسلمها.

ما دور المساعدة التفاعلية IA-04؟

تواكب المساعدة التفاعلية IA-04 ملء النموذج P-18. وتشرح الخانات، وتوضح المنتظَر، وتراقب انسجام الأجوبة واكتمالها. غير أن المساعدة لا تُصدر أي رأي ولا تُكيِّف أي وضعية خاصة. ولا يشكل ما تنتجه مُخرَجاً: إذ يحلل المكتب بعد ذلك العمل المُعَدّ ويصادق عليه.

ما الخطوات التي يمكن أن تلي الاستشارة؟

عندما يستدعي البرنامج عملاً مُهيكلاً، تتولى باقة برنامج العمل الترابي (K-14) مواصلة العمل. وتشكل باقة ورشة التشاور (K-20) خطوة موالية ممكنة أخرى. أما الحاجة المتكررة فتوجّه بالأحرى نحو اشتراك المؤسسات والمجالات الترابية (A-04). فضلاً عن ذلك، تعالج استشارة ميثاق الاستثمار (C-10) واستشارة التواصل المؤسساتي (C-14) مسائل قريبة.

خارج النطاق

لا تشمل استشارة الجماعات الترابية إعداد البرنامج نفسه. كما تستثني أي إشراف منتدب على المشروع. ويظل تنشيط التشاور مع فاعلي المجال الترابي خارج الخدمة كذلك. وأخيراً، لا يتولى أ.س كونسلت أي تمثيل للجماعة الترابية لدى الأغيار في إطار هذه الاستشارة.