Consultation collectivités territoriales : capacités, priorisation et suivi des programmes

Situations relevant de la consultation collectivités territoriales

• Une collectivité territoriale arrête une programmation pluriannuelle avant d’avoir mesuré ses capacités financières et institutionnelles.
• Une agence régionale porte plusieurs projets concurrents et doit établir un ordre de priorité.
• Un établissement public engage un programme sans dispositif de suivi défini.
• Un partenaire de coopération souhaite vérifier le phasage et les instruments d’action d’un projet qu’il accompagne.
• Une université prépare un projet à dimension territoriale et cherche à en structurer le pilotage.

Déroulé

1. Recueil du programme ou du projet et du contexte institutionnel. Le cabinet reçoit d’abord le document de programme ou la note de projet, avec les données budgétaires. Cette phase se déroule de manière asynchrone, par la transmission des pièces.
2. Lecture des capacités financières et institutionnelles mobilisables. L’analyse confronte ensuite les ambitions du programme aux ressources effectivement disponibles. Elle repère ainsi les écarts entre programmation et capacités.
3. Examen de la priorisation, du phasage et des instruments d’action retenus. Cette étape vérifie la cohérence de l’ordre des projets et de leur calendrier. Elle apprécie également l’adéquation des instruments d’action aux objectifs affichés.
4. Revue du dispositif de suivi selon la trame P-18. L’examen s’appuie sur la trame P-18 pour apprécier le dispositif de suivi en place. En amont, l’assistance interactive IA-04 accompagne son renseignement, sans rendre aucun avis.
5. Restitution écrite ou en visioconférence. La note d’orientation constitue une restitution asynchrone. En revanche, la visioconférence de 60 minutes offre un échange synchrone, consigné dans un relevé de séance.

Livrable

La consultation collectivités territoriales aboutit à une note d’orientation ou, en visioconférence, à un relevé de séance. Le document présente d’abord les constats tirés de la lecture du programme et des capacités. Il propose ensuite une priorisation des projets et des ajustements du dispositif de suivi. Enfin, il ordonne les étapes à engager. La note parvient au client sept jours ouvrés après réception des éléments complets. Le relevé de séance retrace, pour sa part, les points examinés pendant la visioconférence.

Prérequis

La consultation suppose la transmission du document de programme ou, à défaut, d’une note de projet. Les données budgétaires disponibles et l’organigramme du pilotage complètent ces pièces. Le délai court à compter de la réception de l’ensemble de ces éléments.

Questions fréquentes

Comment choisir entre la note d’orientation et la visioconférence ?

La note d’orientation convient lorsque le programme appelle une lecture détaillée et une trace écrite à partager entre services. La visioconférence de 60 minutes privilégie, en revanche, l’échange direct avec les responsables du pilotage. Dans les deux cas, le contenu porte sur les constats, la priorisation, le dispositif de suivi et les étapes. Le formulaire commun des consultations recueille le format retenu.

Quel est le délai de la consultation collectivités territoriales ?

La note d’orientation intervient dans un délai de sept jours ouvrés. La visioconférence se tient sur un créneau fixé au moins 7 jours après la réservation (créneau prioritaire possible sous cinq jours ouvrés), du mardi au jeudi. Ces délais courent à compter de la réception d’un dossier complet. Ils conservent toutefois un caractère indicatif, conformément aux règles communes du catalogue. Une pièce manquante reporte donc le point de départ du délai.

Quelle forme prend la commande d’un organisme public ?

À l’égard des collectivités, des établissements publics et des organismes soumis aux règles de la dépense publique, la commande suit leur réglementation. Elle prend ainsi la forme d’un bon de commande, d’un marché ou d’une convention. Le contenu de la consultation reste toutefois identique, quelle que soit la forme de la commande.

Pourquoi examiner les capacités avant la programmation ?

Un programme territorial se fragilise lorsque la programmation précède le diagnostic des capacités. Il s’affaiblit également lorsque les projets manquent de priorisation ou que le dispositif de suivi fait défaut. La consultation aborde donc ces trois points dans un ordre logique. Elle relève néanmoins d’une obligation de moyens : la collectivité demeure seule décisionnaire de ses choix.

Les pièces transmises restent-elles confidentielles ?

ASKonsult tient pour confidentielles les informations et les pièces transmises par le client. Leur échange passe par l’espace sécurisé, et leur usage se limite aux fins de la consultation. Cette obligation survit à la fin de la relation. Le client s’oblige de même à l’égard des outils et des livrables non publics qu’il reçoit.

Quel rôle joue l’assistance interactive IA-04 ?

L’assistance interactive IA-04 accompagne le renseignement de la trame P-18. Elle explique les rubriques, précise les attendus et contrôle la cohérence et la complétude des réponses. Toutefois, l’assistance ne rend aucun avis et ne qualifie aucune situation particulière. Ses productions ne constituent pas un livrable : le cabinet analyse ensuite le travail préparé et le valide.

Quelles suites peuvent prolonger la consultation ?

Lorsque le programme appelle un travail structuré, le pack Programme d’action territorial (K-14) prend le relais. Le pack Atelier ou panel de concertation (K-20) constitue une autre suite possible. Un besoin récurrent oriente plutôt vers l’abonnement Institutions et territoires (A-04). Par ailleurs, la consultation investissement (C-10) et la consultation communication institutionnelle (C-14) traitent des questions voisines.

Hors périmètre

La consultation collectivités territoriales n’inclut pas l’élaboration du programme lui-même. Elle exclut également toute maîtrise d’ouvrage déléguée. L’animation de la concertation avec les acteurs du territoire reste par ailleurs extérieure à la prestation. Enfin, ASKonsult n’assure aucune représentation de la collectivité auprès de tiers dans le cadre de cette consultation.