Plan de gestion de crise : cellule, registre des décisions et exercice simulé

Situations appelant un plan de gestion de crise

• Une direction générale découvre, lors d’un incident, l’absence de règles de décision en situation de crise.
• Un établissement public ne dispose d’aucune cellule constituée ni de rôles attribués à l’avance.
• Une collectivité souhaite tester son organisation de crise avant tout événement réel.
• Les procédures existantes n’ont jamais fait l’objet d’un exercice simulé.
• Les décisions arrêtées lors d’un précédent incident n’ont laissé aucune trace écrite.

Déroulé

1. Achat et accueil. Le client acquiert d’abord le canevas d’entrée CV-11 ; les organismes publics passent par la commande publique. ASKonsult ouvre ensuite l’espace d’échange sécurisé.
2. Cadrage synchrone. La première session, en visioconférence de 90 minutes, arrête les critères de qualification et les scénarios retenus. Elle définit également la composition de la cellule.
3. Collecte asynchrone. L’organisation renseigne le canevas et transmet ses procédures et annuaires. Des questions écrites circulent alors dans les deux sens.
4. Analyse et correction. L’ingénierie interne élabore le mandat et les rôles de la cellule, le registre des décisions et les fiches réflexes. Une deuxième session de 90 minutes les valide ; une troisième, d’une demi-journée à distance ou sur site, conduit l’exercice simulé.
5. Restitution synchrone. La quatrième session, en visioconférence de 90 minutes, assure le débriefing de l’exercice et les ajustements. ASKonsult remet alors le dispositif validé.

Livrable

Le livrable constitue le dispositif de crise de l’organisation. Il comprend d’abord le mandat et la composition de la cellule. Le registre des décisions permet ensuite de consigner les arbitrages. Des fiches réflexes déclinent par ailleurs la conduite à tenir pour chaque scénario retenu. L’annuaire de crise rassemble en outre les contacts utiles. Enfin, le rapport d’exercice retrace la simulation et ses enseignements. Ce plan de gestion de crise parvient à l’organisation lors de la dernière session, au terme d’un parcours de 5 à 8 semaines.

Prérequis

Le pack suppose le renseignement du canevas d’entrée CV-11. L’organisation transmet également ses procédures existantes, ainsi que ses annuaires. Par ailleurs, les membres de la cellule se rendent disponibles pour l’exercice simulé. Leur présence conditionne en effet la portée du test et du débriefing.

Questions fréquentes

Comment s’établit le devis du pack ?

Un échange de qualification précède la souscription. Il précise notamment le nombre de scénarios à traiter, de deux à quatre. Les conditions particulières arrêtent ensuite le périmètre, le calendrier, le nombre de sessions, les pièces attendues et le livrable. ASKonsult crée alors la commande à partir du devis. Pour les organismes publics, la commande prend la forme prévue par leur réglementation : bon de commande, marché ou convention.

Comment se déroule l’exercice simulé ?

L’exercice occupe la troisième session, d’une demi-journée, à distance ou sur site. Il met à l’épreuve la cellule, le registre des décisions et les fiches réflexes validés lors de la deuxième session. La quatrième session en assure ensuite le débriefing. Les ajustements issus de l’exercice rejoignent alors le dispositif final. Le rapport d’exercice figure, quant à lui, dans le livrable.

Quelle part du travail reste asynchrone ?

Le pack comporte quatre sessions synchrones : trois visioconférences de 90 minutes et l’exercice d’une demi-journée. Entre ces sessions, le travail se déroule de manière asynchrone. L’organisation renseigne ainsi le canevas et transmet ses procédures par l’espace sécurisé. Des questions écrites circulent dans les deux sens. Par ailleurs, l’ingénierie interne du cabinet prépare les documents soumis à validation.

Le pack couvre-t-il une crise en cours ?

Non. Le pack relève de la préparation et non de la gestion d’une crise déclarée. Une crise en cours relève de l’appui en situation de crise au forfait journalier (C-23). De même, le porte-parolat et les relations avec les médias restent extérieurs au pack. En revanche, le plan de gestion de crise remis organise la décision interne lorsque survient un événement.

Les procédures et annuaires transmis restent-ils confidentiels ?

ASKonsult tient pour confidentielles les informations et les pièces transmises par le client, dont les procédures et les annuaires. Elles circulent uniquement par l’espace d’échange sécurisé. Leur usage se limite en outre aux fins du pack. Cette obligation survit à la fin de la relation. Réciproquement, le client s’oblige à la même discrétion envers les outils et les livrables non publics.

Quelles suites après la préparation ?

Après un incident, le pack Retour d’expérience après crise (K-12) reconstitue la séquence des décisions. Il en tire alors un plan de préparation. Par ailleurs, l’outil consacré à l’organisation d’une cellule de crise (P-21) complète l’outillage de la cellule. Enfin, l’abonnement Direction (A-03) offre aux directions générales un canal prioritaire de qualification. Ce canal reste toutefois limité à une session de qualification.

Hors périmètre

Le pack ne couvre pas la gestion d’une crise en cours, qui relève de l’appui en situation de crise (C-23). Il exclut également le porte-parolat et les relations avec les médias. Par ailleurs, les frais de déplacement hors Marrakech restent en dehors du pack. Le plan de gestion de crise demeure ainsi un dispositif de préparation, dont l’organisation conserve la maîtrise.