مخطط تدبير الأزمات: الخلية وسجل القرارات وتمرين المحاكاة

الحالات التي تستدعي مخطط تدبير الأزمات

• تكتشف إدارة عامة، خلال حادث، غياب قواعد لاتخاذ القرار في وضعية الأزمة.
• لا تتوفر مؤسسة عمومية على أي خلية مشكلة ولا على أدوار مسندة مسبقاً.
• تسعى جماعة ترابية إلى اختبار تنظيمها لمواجهة الأزمات قبل أي حدث فعلي.
• لم تخضع المساطر القائمة قط لتمرين محاكاة.
• لم تترك القرارات المتخذة خلال حادث سابق أي أثر مكتوب.

سير العمل

1. الاقتناء والاستقبال. يقتني الزبون أولاً استمارة الإدخال CV-11؛ وتمر الهيئات العمومية عبر الطلبيات العمومية. ثم يفتح أ.س كونسلت فضاء التبادل الآمن.
2. التأطير المتزامن. تحدد الجلسة الأولى، عبر الاتصال المرئي لمدة 90 دقيقة، معايير توصيف الأزمة والسيناريوهات المعتمدة. كما تحدد تركيبة الخلية.
3. الجمع غير المتزامن. تملأ الهيئة الاستمارة، وترسل مساطرها ودلائل جهات الاتصال الخاصة بها. وتُتداول حينئذ أسئلة كتابية في الاتجاهين.
4. التحليل والتصحيح. يُعدّ الفريق الهندسي الداخلي ولاية الخلية وأدوارها، وسجل القرارات، وبطاقات الإجراءات الفورية. وتصادق عليها جلسة ثانية مدتها 90 دقيقة؛ وتتولى جلسة ثالثة، مدتها نصف يوم عن بعد أو في عين المكان، إجراء تمرين المحاكاة.
5. التقديم الختامي المتزامن. تتولى الجلسة الرابعة، عبر الاتصال المرئي لمدة 90 دقيقة، جلسة التقييم اللاحق للتمرين وإجراء التعديلات. ويسلم أ.س كونسلت حينئذ المنظومة المصادق عليها.

المُخرَج

يشكل المُخرَج منظومة الأزمة الخاصة بالهيئة. ويتضمن أولاً ولاية الخلية وتركيبتها. ثم يتيح سجل القرارات تدوين الاختيارات المحسومة. فضلاً عن ذلك، تفصّل بطاقات الإجراءات الفورية السلوك الواجب اتباعه في كل سيناريو معتمد. ويجمع دليل جهات الاتصال في الأزمة علاوة على ذلك بيانات الاتصال المفيدة. وأخيراً، يستعرض تقرير التمرين المحاكاة ودروسها. ويصل مخطط تدبير الأزمات هذا إلى الهيئة خلال الجلسة الأخيرة، عند نهاية مسار يمتد من 5 إلى 8 أسابيع.

المتطلبات المسبقة

تفترض الباقة ملء استمارة الإدخال CV-11. وترسل الهيئة أيضاً مساطرها القائمة، وكذا دلائل جهات الاتصال الخاصة بها. فضلاً عن ذلك، يتفرغ أعضاء الخلية لتمرين المحاكاة. ذلك أن حضورهم يحدد مدى فعالية الاختبار وجلسة التقييم اللاحق.

أسئلة متكررة

كيف يُعدّ عرض أسعار الباقة؟

يسبق التعاقدَ تبادلٌ تأهيلي. ويحدد على الخصوص عدد السيناريوهات الواجب معالجتها، من اثنين إلى أربعة. ثم تحدد الشروط الخاصة النطاق والجدول الزمني وعدد الجلسات والوثائق المنتظرة والمُخرَج. ويُنشئ أ.س كونسلت حينئذ الطلبية انطلاقاً من عرض الأسعار. وبالنسبة للهيئات العمومية، تتخذ الطلبية الشكل المنصوص عليه في نظامها: سند طلب أو صفقة أو اتفاقية.

كيف يجري تمرين المحاكاة؟

يشغل التمرين الجلسة الثالثة، ومدتها نصف يوم، عن بعد أو في عين المكان. ويختبر الخلية وسجل القرارات وبطاقات الإجراءات الفورية المصادق عليها خلال الجلسة الثانية. ثم تتولى الجلسة الرابعة جلسة التقييم اللاحق. وتنضاف التعديلات المنبثقة عن التمرين حينئذ إلى المنظومة النهائية. أما تقرير التمرين، فيرد ضمن المُخرَج.

ما الجزء من العمل الذي يظل غير متزامن؟

تتضمن الباقة أربع جلسات متزامنة: ثلاث جلسات عبر الاتصال المرئي مدة كل منها 90 دقيقة، والتمرين الذي يمتد نصف يوم. وبين هذه الجلسات، يجري العمل بصورة غير متزامنة. وهكذا تملأ الهيئة الاستمارة وترسل مساطرها عبر الفضاء الآمن. وتُتداول أسئلة كتابية في الاتجاهين. فضلاً عن ذلك، يُعدّ الفريق الهندسي الداخلي للمكتب الوثائق المعروضة للمصادقة.

هل تشمل الباقة أزمة جارية؟

لا. تندرج الباقة ضمن التحضير وليس ضمن تدبير أزمة معلنة. وتندرج الأزمة الجارية ضمن الدعم في وضعية الأزمة (باقة يومية، C-23). وكذلك تظل مهمة الناطق الرسمي والعلاقات مع وسائل الإعلام خارج الباقة. في المقابل، ينظم مخطط تدبير الأزمات المسلَّم اتخاذ القرار الداخلي عند وقوع حدث ما.

هل تظل المساطر ودلائل جهات الاتصال المرسلة سرية؟

يتعامل أ.س كونسلت بسرية مع المعلومات والوثائق التي يرسلها الزبون، ومنها المساطر ودلائل جهات الاتصال. ولا تُتداول إلا عبر فضاء التبادل الآمن. ويقتصر استعمالها علاوة على ذلك على أغراض الباقة. ويظل هذا الالتزام قائماً بعد انتهاء العلاقة. وفي المقابل، يلتزم الزبون بالتكتم ذاته إزاء الأدوات والمُخرَجات غير المنشورة.

ما الخطوات اللاحقة بعد التحضير؟

بعد وقوع حادث، تعيد باقة استخلاص الدروس بعد الأزمة (K-12) بناء تسلسل القرارات. ثم تستخلص منه مخططاً للتحضير. فضلاً عن ذلك، تكمل الأداة المخصصة لتنظيم خلية الأزمة (P-21) أدوات الخلية. وأخيراً، يتيح اشتراك إدارة عليا (A-03) للإدارات العامة قناة ذات أولوية للتأهيل. غير أن هذه القناة تظل مقتصرة على جلسة تأهيل واحدة.

خارج النطاق

لا تشمل الباقة تدبير أزمة جارية، الذي يندرج ضمن الدعم في وضعية الأزمة (باقة يومية، C-23). كما تستثني مهمة الناطق الرسمي والعلاقات مع وسائل الإعلام. فضلاً عن ذلك، تظل مصاريف التنقل خارج مراكش غير مشمولة بالباقة. ويظل مخطط تدبير الأزمات بذلك منظومة للتحضير، تحتفظ الهيئة بالتحكم فيها.