Plan de gestión de crisis: célula, registro de decisiones y ejercicio simulado

Situaciones que requieren un plan de gestión de crisis

• Una dirección general descubre, con ocasión de un incidente, la ausencia de reglas de decisión en situación de crisis.
• Un organismo público no dispone de ninguna célula constituida ni de funciones atribuidas de antemano.
• Una entidad territorial desea poner a prueba su organización de crisis antes de cualquier acontecimiento real.
• Los procedimientos existentes nunca han sido objeto de un ejercicio simulado.
• Las decisiones adoptadas en un incidente anterior no dejaron ninguna constancia escrita.

Desarrollo

1. Compra y acogida. El cliente adquiere primero el formulario de entrada CV-11; los organismos públicos recurren a la contratación pública. ASKonsult abre a continuación el espacio de intercambio seguro.
2. Encuadre síncrono. La primera sesión, por videoconferencia de 90 minutos, fija los criterios de calificación y los escenarios retenidos. Define asimismo la composición de la célula.
3. Recopilación asíncrona. La organización cumplimenta el formulario y remite sus procedimientos y directorios. Las preguntas escritas circulan entonces en ambos sentidos.
4. Análisis y corrección. La ingeniería interna elabora el mandato y las funciones de la célula, el registro de decisiones y las fichas de actuación. Una segunda sesión de 90 minutos los valida; una tercera, de media jornada a distancia o in situ, conduce el ejercicio simulado.
5. Presentación síncrona. La cuarta sesión, por videoconferencia de 90 minutos, garantiza el análisis posterior del ejercicio y los ajustes. ASKonsult entrega entonces el dispositivo validado.

Entregable

El entregable constituye el dispositivo de crisis de la organización. Comprende, en primer lugar, el mandato y la composición de la célula. El registro de decisiones permite a continuación consignar las resoluciones adoptadas. Las fichas de actuación detallan, por otra parte, la conducta que debe seguirse en cada escenario retenido. El directorio de crisis reúne, además, los contactos útiles. Por último, el informe del ejercicio recoge la simulación y sus enseñanzas. Este plan de gestión de crisis llega a la organización en la última sesión, al término de un itinerario de 5 a 8 semanas.

Requisitos previos

El paquete requiere la cumplimentación del formulario de entrada CV-11. La organización remite también sus procedimientos existentes, así como sus directorios. Además, los miembros de la célula se ponen a disposición para el ejercicio simulado. Su presencia condiciona, en efecto, el alcance de la prueba y del análisis posterior.

Preguntas frecuentes

¿Cómo se establece el presupuesto del paquete?

Un intercambio de cualificación precede a la contratación. Precisa, en particular, el número de escenarios que deben tratarse, de dos a cuatro. Las condiciones particulares fijan a continuación el alcance, el calendario, el número de sesiones, los documentos esperados y el entregable. ASKonsult crea entonces el pedido a partir del presupuesto. Para los organismos públicos, el pedido adopta la forma prevista por su normativa: orden de pedido, contrato o convenio.

¿Cómo se desarrolla el ejercicio simulado?

El ejercicio ocupa la tercera sesión, de media jornada, a distancia o in situ. Pone a prueba la célula, el registro de decisiones y las fichas de actuación validados en la segunda sesión. La cuarta sesión garantiza después su análisis posterior. Los ajustes derivados del ejercicio se incorporan entonces al dispositivo final. El informe del ejercicio figura, por su parte, en el entregable.

¿Qué parte del trabajo sigue siendo asíncrona?

El paquete incluye cuatro sesiones síncronas: tres videoconferencias de 90 minutos y el ejercicio de media jornada. Entre estas sesiones, el trabajo se desarrolla de forma asíncrona. La organización cumplimenta así el formulario y remite sus procedimientos a través del espacio seguro. Las preguntas escritas circulan en ambos sentidos. Además, la ingeniería interna de la firma prepara los documentos sometidos a validación.

¿Cubre el paquete una crisis en curso?

No. El paquete pertenece a la preparación y no a la gestión de una crisis declarada. Una crisis en curso corresponde al Apoyo en situación de crisis (tarifa diaria, C-23). Del mismo modo, la portavocía y las relaciones con los medios de comunicación quedan fuera del paquete. En cambio, el plan de gestión de crisis entregado organiza la decisión interna cuando se produce un acontecimiento.

¿Siguen siendo confidenciales los procedimientos y directorios remitidos?

ASKonsult considera confidenciales la información y los documentos remitidos por el cliente, entre ellos los procedimientos y los directorios. Circulan únicamente a través del espacio de intercambio seguro. Su uso se limita, además, a los fines del paquete. Esta obligación subsiste tras el fin de la relación. Recíprocamente, el cliente se obliga a la misma discreción respecto de las herramientas y los entregables no públicos.

¿Qué continuidad tras la preparación?

Tras un incidente, el Paquete Lecciones aprendidas tras una crisis (K-12) reconstituye la secuencia de las decisiones. Extrae de ella un plan de preparación. Por otra parte, la herramienta dedicada a la organización de una célula de crisis (P-21) completa el instrumental de la célula. Por último, la Suscripción Dirección (A-03) ofrece a las direcciones generales un canal prioritario de cualificación. Este canal se limita, no obstante, a una sesión de cualificación.

Fuera del alcance

El paquete no cubre la gestión de una crisis en curso, que corresponde al Apoyo en situación de crisis (tarifa diaria, C-23). Excluye igualmente la portavocía y las relaciones con los medios de comunicación. Por otra parte, los gastos de desplazamiento fuera de Marrakech quedan fuera del paquete. El plan de gestión de crisis sigue siendo así un dispositivo de preparación, cuyo control conserva la organización.