ملف التمويل أو الدعم: الآلية الملائمة وملف مطابق

الحالات المندرجة ضمن إعداد ملف الدعم

• رُفض طلب مقاولة صغرى أو متوسطة لعدم اكتماله، وهي تُعدّ ترشيحاً جديداً.
• تتردد تعاونية بين شباك وطني وبرنامج ممول دولي.
• يتعين على جمعية تحقيق الانسجام بين ميزانيتها وأنشطتها ومؤشراتها.
• يلتمس حامل مشروع تمويلاً بنكياً، ويتعين عليه أولاً هيكلة مذكرة التقديم.
• يقترب طلب مشاريع من موعد اختتامه، ويستلزم مراقبة اكتمال الملحقات.

سير العمل

1. الاقتناء والاستقبال. يقتني الزبون أولاً استمارة الإدخال «ملف التمويل أو الدعم» (CV-08). ثم يفتح أ.س كونسلت فضاء التبادل الآمن.
2. التأطير المتزامن. تتناول الجلسة 1، عبر الاتصال المرئي لمدة 60 دقيقة، اختيار الآلية ومعايير الانتقاء الخاصة بها. كما تحصي الوثائق المطلوبة والجدول الزمني لطلب المشاريع.
3. الجمع غير المتزامن. يملأ الزبون بعد ذلك الاستمارة، ويرسل الوثائق الإدارية والمالية. وتُتداول الأسئلة الكتابية في الاتجاهين.
4. التحليل والتصحيح. يحرر الفريق الهندسي الداخلي للمكتب بعد ذلك مذكرة التقديم، ويحقق الانسجام بين الميزانية والأنشطة والمؤشرات. وتراجع جلسة 2 مدتها 45 دقيقة المذكرة، ثم تليها مراقبة الاكتمال.
5. التقديم الختامي المتزامن. وأخيراً، تتولى الجلسة 3، عبر الاتصال المرئي لمدة 60 دقيقة، المراجعة النهائية للملف قبل إيداعه. وتُختتم بتسليم المُخرَج المصادق عليه.

المُخرَج

يفضي إعداد ملف الدعم إلى ملف ترشيح كامل. وتعرض مذكرة التقديم أولاً المشروع في ضوء معايير الآلية. ثم ترافق هذه المذكرة ميزانية مفصلة. فضلاً عن ذلك، يربط الإطار المنطقي أو جدول المؤشرات الأنشطة بالنتائج المنتظرة. وأخيراً، تُمكّن قائمة تحقق خاصة بالملحقات من التأكد من اكتمال الملف. ويسلم أ.س كونسلت مجموع هذه الوثائق خلال الجلسة 3، قبل الإيداع.

المتطلبات المسبقة

تفترض الباقة أولاً ملء استمارة الإدخال «ملف التمويل أو الدعم» (CV-08). ويكمل نظام طلب المشاريع أو الآلية والوثائق الإدارية والمالية هذا الأساس. فضلاً عن ذلك، يتم التعاقد قبل 15 يوم عمل على الأقل من موعد الاختتام. وتسري الآجال ابتداءً من تاريخ تسلم ملف كامل.

أسئلة متكررة

كيف يُعدّ عرض أسعار الباقة؟

يستند عرض الأسعار إلى تبادل تأهيلي يسبق التعاقد. ويتناول هذا التبادل على الخصوص الآلية المستهدفة، شباكاً وطنياً كانت أو ممولاً دولياً، وحجم الملف. ثم تحدد الشروط الخاصة النطاق والجدول الزمني وعدد الجلسات والوثائق المنتظرة والمُخرَج. ويُنشئ أ.س كونسلت حينئذ الطلبية انطلاقاً من عرض الأسعار المقبول.

لماذا يتعين التعاقد قبل 15 يوم عمل على الأقل من موعد الاختتام؟

تُنجز الباقة في أجل يتراوح بين 2 و4 أسابيع، في حدود تاريخ اختتام طلب المشاريع. ذلك أن التحرير وتحقيق الانسجام ومراقبة الاكتمال تستلزم أجلاً أدنى. ولن يتيح التعاقد في وقت لاحق إذن المراجعة النهائية قبل الإيداع. ويحفظ هذا الأجل بذلك جودة الملف المسلَّم.

كيف تتوزع الجلسات والعمل غير المتزامن؟

تتضمن الباقة ثلاث جلسات عبر الاتصال المرئي، بمدة إجمالية قدرها ساعتان و45 دقيقة. ويستغرق كل من التأطير والمراجعة النهائية 60 دقيقة؛ ومراجعة المذكرة 45 دقيقة. وبين هذه الجلسات، يجري الجمع والتحليل بصورة غير متزامنة عبر فضاء التبادل الآمن. وتُتداول فيه الأسئلة الكتابية في الاتجاهين.

هل تضمن الباقة الحصول على التمويل؟

لا. يندرج إعداد ملف الدعم ضمن التزام ببذل عناية. ذلك أن قبول الطلب والحصول على التمويل يتوقفان على الجهة الممولة وحدها. ولا تشمل الباقة أيضاً إيداع الملف، الذي يظل على عاتق الزبون. وكذلك يظل البحث عن ممولين مشاركين والوساطة البنكية خارج الخدمة.

هل تظل الوثائق المرسلة سرية؟

يتعامل المكتب بسرية مع الوثائق الإدارية والمالية المرسلة. ولا تُتداول هذه العناصر إلا عبر فضاء التبادل الآمن، ولا تُستعمل إلا لأغراض الخدمة. ويظل هذا الالتزام قائماً بعد انتهاء العلاقة. وفي المقابل، يلتزم الزبون بالتكتم ذاته إزاء الأدوات والمُخرَجات غير المنشورة. ويتحمل الزبون، علاوة على ذلك، مسؤولية صحة المعلومات المرسلة.

ما الأدوات والخطوات اللاحقة المرتبطة بالباقة؟

تُهيّئ قائمة التحقق «إعداد ملف تمويل أو دعم» (P-15) أولاً جمع الوثائق. أما باقة مخطط الأعمال والتوقعات المالية (K-02)، فتعزز الفرضيات الرقمية. وعندما يستهدف المشروع مستثمرين، تتولى باقة العرض أمام المستثمرين (K-03) المهمة. وأخيراً، يندرج الدعم المنتظم ضمن اشتراك مرجع (A-01).

خارج النطاق

تستثني الباقة إيداع الملف، الذي يظل على عاتق الزبون. ولا يدخل البحث عن ممولين مشاركين أيضاً ضمن الخدمة. فضلاً عن ذلك، تظل الوساطة البنكية خارج النطاق. وأخيراً، لا تتضمن الباقة أي ضمان لقبول الطلب أو للحصول على التمويل، إذ يعود القرار إلى الجهة الممولة وحدها.