Consultation communication institutionnelle : hiérarchiser les messages, les canaux et le calendrier

Situations relevant de la consultation communication institutionnelle

• Une entreprise multiplie les prises de parole sans hiérarchie claire entre ses messages.
• Une fédération prépare un positionnement auprès des pouvoirs publics et veut en vérifier la cohérence.
• Une association dispose de supports nombreux mais d’aucun calendrier articulé.
• Un établissement public souhaite revoir son plan de communication au regard de ses objectifs institutionnels.
• Un porteur de projet à visibilité institutionnelle cherche à ordonner ses canaux avant une phase d’exposition.

Déroulé

1. Recueil de l’objectif, des publics et des supports existants. Le cabinet reçoit d’abord les supports de communication, le plan d’action éventuel et les objectifs institutionnels. Cette phase se déroule de manière asynchrone, par la transmission des pièces.
2. Lecture du positionnement et des messages en vigueur. L’analyse dégage ensuite la position que l’organisation revendique auprès de ses publics. Elle mesure ainsi l’écart entre cette position et les messages effectivement diffusés.
3. Examen du plan de communication selon le classeur P-11. Le classeur P-11 sert de support à l’examen du plan existant. En amont, l’assistance interactive IA-04 accompagne son renseignement, sans rendre aucun avis.
4. Recommandations de hiérarchisation des messages, des canaux et du calendrier. Cette étape ordonne les messages selon leur importance pour la position recherchée. Elle articule également les canaux et le calendrier autour de cette hiérarchie.
5. Restitution écrite ou en visioconférence. La note de recommandations constitue une restitution asynchrone. En revanche, la visioconférence de 60 minutes offre un échange synchrone, consigné dans un relevé de séance.

Livrable

La consultation communication institutionnelle aboutit à une note de recommandations ou, en visioconférence, à un relevé de séance. Le document identifie d’abord les publics et les messages à leur adresser. Il précise ensuite les canaux à privilégier et le calendrier de diffusion. Enfin, il propose des indicateurs de suivi. La note parvient au client cinq jours ouvrés après réception des éléments complets. Le relevé de séance retrace, pour sa part, les points examinés pendant la visioconférence.

Prérequis

La consultation suppose la transmission des supports de communication existants. Le plan d’action de communication, lorsqu’il existe, complète ces pièces. Les objectifs institutionnels de l’organisation figurent également parmi les éléments attendus. Le délai court à compter de la réception de l’ensemble de ces éléments.

Questions fréquentes

Comment choisir entre la note de recommandations et la visioconférence ?

La note de recommandations convient lorsque la direction souhaite une trace écrite à diffuser en interne. La visioconférence de 60 minutes privilégie, en revanche, l’échange direct sur le positionnement et les messages. Dans les deux cas, le contenu porte sur les publics, les messages, les canaux, le calendrier et les indicateurs. Le formulaire commun des consultations recueille le format retenu.

Quel est le délai de la consultation communication institutionnelle ?

La note de recommandations intervient dans un délai de cinq jours ouvrés. La visioconférence se tient sur un créneau fixé au moins 7 jours après la réservation (créneau prioritaire possible sous cinq jours ouvrés), du mardi au jeudi. Ces délais courent à compter de la réception d’un dossier complet. Ils conservent toutefois un caractère indicatif, conformément aux règles communes du catalogue. Une pièce manquante reporte donc le point de départ du délai.

La consultation couvre-t-elle la communication de crise ?

Non. La communication en situation de crise relève de la consultation crise, consacrée à la qualification et aux premières décisions. La présente consultation porte sur la communication courante de l’organisation auprès des institutions, des partenaires et du public. Ainsi, un incident en cours ou une mise en cause publique appelle plutôt la consultation crise.

Quelles règles de rétractation s’appliquent ?

À l’égard du client consommateur, la loi n° 31-08 prévoit un droit de rétractation de sept jours. Une consultation fixée au moins sept jours après la réservation préserve ce droit. À l’inverse, une consultation fixée à moins de sept jours suppose une exécution immédiate, sans droit de rétractation. ASKonsult recueille alors l’accord exprès du consommateur, après information sur ces conséquences.

Les supports transmis restent-ils confidentiels ?

ASKonsult tient pour confidentielles les informations et les pièces transmises par le client. Leur échange passe par l’espace sécurisé, et leur usage se limite aux fins de la consultation. Cette obligation survit à la fin de la relation. Le client s’oblige de même à l’égard des outils et des livrables non publics qu’il reçoit.

Quel rôle joue l’assistance interactive IA-04 ?

L’assistance interactive IA-04 accompagne le renseignement du classeur P-11. Elle explique les rubriques, précise les attendus et contrôle la cohérence et la complétude des réponses. Toutefois, l’assistance ne rend aucun avis et ne formule aucune recommandation. Ses productions ne constituent pas un livrable : le cabinet analyse ensuite le travail préparé et le valide.

Quelles suites peuvent prolonger la consultation ?

Lorsque la communication appelle un travail structuré, le pack Plan d’action de communication (K-16) prend le relais. Un besoin récurrent oriente plutôt vers l’abonnement Pilotage (A-02). Par ailleurs, la consultation commerciale (C-02) et la consultation formation, atelier et événement (C-21) traitent des questions voisines. Enfin, la consultation crise (C-17) prend en charge les situations de crise.

Hors périmètre

La consultation communication institutionnelle n’inclut pas la production de contenus. Elle exclut également les relations presse et l’organisation d’événements. La communication de crise reste par ailleurs extérieure à la prestation, puisqu’elle relève de la consultation crise. Enfin, la consultation relève d’une obligation de moyens et n’emporte aucune garantie de résultat.