Kit · Animation & Facilitation
Préparer et piloter un événement
Le kit événementiel structure la préparation et la conduite d’un événement professionnel : calendrier des tâches, budget, déroulé du jour J et suivi des invités. Il réunit ainsi dans un même classeur les informations que partagent la direction, les responsables de lot et la régie.
Ce que contient le kit événementiel
- Un chronogramme : une ligne par tâche, rattachée à un lot, avec responsable, dates, dépendance et durée calculée.
- Un budget en hors taxes : le montant prévu résulte de la quantité et du prix unitaire, puis l’écart compare le prévu et le réalisé.
- Un conducteur du jour J, minute par minute, avec intervenants, espaces et besoins techniques.
- Un suivi des invités : invitations, réponses et placement.
- Enfin, une synthèse budgétaire par lot, avec provision pour aléas et taxe selon les taux paramétrés.
Quand utiliser le kit événementiel
Le kit sert d’abord à la préparation d’une convention, d’un séminaire, d’une inauguration ou d’une journée institutionnelle. Il sert également pendant l’événement, puisque le conducteur est diffusé à la régie et aux responsables de lot.
Les directions de la communication, les services du protocole et les organisateurs d’événements professionnels en sont notamment les destinataires.
Mode d’emploi
L’organisateur découpe d’abord l’événement en lots, puis il saisit les tâches du chronogramme. Il chiffre ensuite le budget prévisionnel et suit l’engagé et le réalisé. Par ailleurs, le conducteur se rédige à mesure que le programme se fixe. Enfin, la synthèse budgétaire par lot fait apparaître les écarts avant et après l’événement.
Résultat attendu
Le résultat est un calendrier partagé, un budget suivi de l’engagement au réalisé, un déroulé du jour J et une liste d’invités tenue à jour. En outre, le kit événementiel conserve une trace exploitable pour l’événement suivant.
Fiche signalétique
| Format | classeur au format Excel ; présentation au format PDF, 3 pages |
|---|---|
| Langues | français, anglais, espagnol |
| Version | octobre 2026 |
| Accès | téléchargement après achat |
| Portée | toute organisation publique ou privée |
Limites
Les données personnelles des invités sont limitées au nécessaire et supprimées après l’événement, sauf consentement à une conservation. Elles sont traitées conformément à la loi n° 09-08 et, le cas échéant, au règlement (UE) 2016/679 ; les invités en sont informés lors de l’invitation. Le kit reste donc un outil d’aide à la gestion, à adapter à l’organisation et à la réglementation applicable.
Pour aller plus loin : Animation & Facilitation ; Commission nationale de contrôle de la protection des données à caractère personnel (CNDP).
- Établi par ASKonsult
- Langues : français, anglais, espagnol
- Version : octobre 2026
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