Taller de concertación: dinamización de un taller o de un panel, diseño, sesión y síntesis

Situaciones propias de la dinamización de un taller de concertación

• Una entidad territorial prepara una concertación, pero la pregunta sometida a los participantes está aún por formular.
• Una institución reúne un panel cuyas conclusiones anteriores no tuvieron ningún seguimiento.
• Un organismo de formación organiza un taller colectivo y busca un método adaptado al perfil de los participantes.
• Una asociación profesional reúne a sus miembros en torno a un tema común, sin guion ni cronograma.
• Una dirección de empresa desea un espacio colectivo que desemboque en recomendaciones y en acciones de seguimiento.

Desarrollo

1. Incorporación. El cliente adquiere primero el formulario de entrada CV-20; los organismos públicos proceden según las reglas de la contratación pública. ASKonsult abre a continuación el espacio de intercambio seguro.
2. Encuadre síncrono. Una primera sesión por videoconferencia de 60 minutos fija la pregunta de trabajo. Precisa también el perfil de los participantes y el método de dinamización.
3. Recopilación asíncrona. El cliente cumplimenta el formulario y remite los documentos de contexto. Las preguntas escritas circulan en ambos sentidos y, después, el cliente valida el guion.
4. Análisis y dinamización. El equipo interno de ingeniería prepara el guion detallado, los soportes, el cronograma y el presupuesto de la sesión. La segunda sesión corresponde a continuación a la dinamización del taller o del panel, durante media jornada o una jornada.
5. Restitución síncrona. Una tercera sesión por videoconferencia de 60 minutos cierra por último el proceso. ASKonsult entrega en ella la síntesis y las recomendaciones validadas.

Entregable

El entregable de la dinamización de un taller de concertación abarca, en primer lugar, la preparación del espacio colectivo: guion de dinamización, soportes de la sesión, cronograma y presupuesto. Comprende después una síntesis escrita de los trabajos. Esta síntesis formula recomendaciones y precisa las acciones de seguimiento, a fin de orientar la decisión. ASKonsult entrega el conjunto, corregido y validado, en la sesión de restitución. El proceso completo se extiende así de tres a seis semanas, a partir de la recepción de un expediente completo.

Requisitos previos

El proceso se basa, en primer lugar, en el formulario CV-20 cumplimentado. La lista de participantes completa este formulario, ya que condiciona el método de dinamización. El lugar y la logística de la sesión corren, además, a cargo del cliente. Los plazos indicativos corren a partir de la recepción de un expediente completo.

Preguntas frecuentes

¿Cómo se establece el presupuesto?

Un intercambio de cualificación previo precede al presupuesto. Se refiere, en particular, a la duración de la dinamización y al número de participantes. Las condiciones particulares fijan después el alcance, el calendario, el número de sesiones, los documentos esperados y el entregable. Para las entidades territoriales y los establecimientos públicos, el pedido adopta la forma prevista por su normativa: orden de pedido, contrato público o convenio.

¿Qué parte del trabajo se desarrolla en sesión?

El paquete incluye tres sesiones síncronas. Dos videoconferencias de 60 minutos, dos horas en total, enmarcan el proceso: el encuadre y, después, la restitución. Entre ambas, la dinamización del taller o del panel ocupa media jornada o una jornada. El resto del trabajo se desarrolla de forma asíncrona: cumplimentación del formulario, documentos de contexto, preguntas escritas y validación del guion.

¿Por qué formular la pregunta de trabajo desde el encuadre?

La pregunta de trabajo orienta el conjunto de la dinamización de un taller de concertación. En efecto, determina el perfil de los participantes, el método de dinamización y la forma de la síntesis. Por ello, el encuadre la formula antes de cualquier preparación. El guion, validado por el cliente durante la recopilación, traduce después esta pregunta en secuencias de trabajo.

¿Qué elementos corren a cargo del cliente?

El lugar y la logística de la sesión corren a cargo del cliente. Del mismo modo, la logística de eventos, los gastos de desplazamiento y los gastos de alojamiento no forman parte del paquete. El cliente facilita también la lista de participantes. El cronograma entregado le permite así organizar estos aspectos en paralelo a la preparación.

¿Son confidenciales los documentos remitidos?

ASKonsult considera confidenciales los documentos de contexto y la información remitidos por el cliente. Estos elementos circulan únicamente a través del espacio de intercambio seguro. Sirven exclusivamente a los fines del paquete, y esta obligación subsiste tras el fin de la relación. Recíprocamente, el cliente se obliga a la misma discreción respecto de las herramientas y los entregables no públicos.

¿Qué continuidad cabe prever tras la concertación?

Cuando la concertación se inscribe en un enfoque territorial, el Paquete Programa de acción territorial (K-14) puede prolongarla. Las entidades territoriales y los establecimientos públicos disponen, además, de la Suscripción Instituciones y Territorios (A-04). Esta garantiza un apoyo metodológico continuo a los programas plurianuales. No obstante, el cliente sigue siendo el único responsable de decidir el curso dado a las recomendaciones.

Fuera del alcance

La dinamización de un taller de concertación, tal como la concibe este paquete, no incluye la logística de eventos. Los gastos de desplazamiento y de alojamiento quedan también fuera del paquete. Por otra parte, la ingeniería de formación certificable y la grabación audiovisual no forman parte de la prestación. Por último, el paquete se rige por una obligación de medios: las recomendaciones orientan la decisión, que el cliente adopta por sí solo.