Realizar y documentar un análisis de la experiencia tras una crisis

Contenido de la plantilla de análisis de la experiencia tras una crisis

• Una ficha de delimitación: acontecimiento analizado, comitente, dinamizador, participantes, calendario y régimen de los escritos.
• Principios de actuación y una lista de fuentes: diario de incidencias, registro de decisiones, registros de los sistemas, mensajes emitidos.
• Una cronología de los hechos y una cronología del conocimiento, para medir lo que sabían los responsables de la decisión en cada momento.
• Una ficha por decisión: información desencadenante, plazo transcurrido, nivel que resolvió, opciones consideradas, efecto observado.
• Una valoración del dispositivo de 1 (fallo) a 5 (funcionamiento conforme a lo esperado) y, después, una ficha por desviación constatada.
• El desarrollo de la sesión colectiva, un plan de acción con criterios verificables y una síntesis para la presentación de resultados.

Cuándo emprender el proceso

El proceso se inicia una vez estabilizada la situación, en un plazo que preserve la memoria de los participantes. Vale también para los incidentes controlados y las situaciones evitadas por poco. En efecto, estos acontecimientos revelan las mismas debilidades a menor coste. Las direcciones generales y los comités de seguimiento son sus primeros usuarios, en particular cuando encargan el ejercicio.

Modo de empleo

En primer lugar, el comitente fija la delimitación y designa a un dinamizador distinto de la persona que dirigió la célula de crisis. A continuación, el equipo reúne las fuentes y realiza las entrevistas individuales antes de la sesión colectiva. Después, establece las dos cronologías, analiza las decisiones y valora el dispositivo. Por último, la sesión colectiva valida las desviaciones retenidas y las primeras líneas de acción, que el órgano de gobierno examina a continuación.

Resultado esperado

El análisis de la experiencia tras una crisis desemboca en un informe que reúne contexto, cronologías, desviaciones y plan de acción. Cada acción incluye un responsable, un plazo y un modo de verificación: control documental, prueba o ejercicio. Los planes, procedimientos y modelos son entonces objeto de una actualización con control de versiones.

Ficha técnica

Límites

La plantilla constituye un soporte metodológico; no produce ni calificación jurídica de los hechos ni apreciación de las responsabilidades. Además, la adaptación al caso particular, la realización de las entrevistas, la revisión y el seguimiento corresponden a las consultas y paquetes. Ninguna representación entra en su ámbito. Por último, el análisis de la experiencia tras una crisis no sustituye ni las investigaciones ni las declaraciones impuestas por la normativa aplicable.

Para saber más: Gobernanza & resolución de conflictos; ISO 22361:2022, Seguridad y resiliencia – Gestión de crisis – Directrices (ISO).