تحرير المراسلات والمساطر بواسطة الأوامر النصية للتدبير الإداري

محتوى دفتر الأوامر النصية للتدبير الإداري

• القواعد المشتركة: تعليمة عدم الإدخال، ولائحة المعلومات المستبعدة، وثلاثة مستويات للتحقق، يُطبَّق منها هنا مستويان.
• « تحرير رسالة نموذجية » مع خانات بين معقوفتين لكل معطى شخصي أو رقمي.
• « وضع مسطرة » في مراحل مرقمة: الحدث المُطلِق، والمسؤول، والوثائق، والأجل، والمراقبة.
• « إعداد محضر »: القرارات، والإجراءات مع مسؤول معيَّن بصفته الوظيفية وأجل، والنقاط العالقة.
• « تصميم جدول للتتبع »: الأعمدة، والصيغ، وقواعد التحيين، والتنبيهات، دون أي معطى مُدخَل.
• وأخيراً، « التحقق من وضوح وثيقة » دون إعادة كتابتها، ثم « إعداد لائحة الوثائق » الإلزامية والاختيارية.

متى يُلجأ إلى الدفتر

يُستعمل الدفتر حين تحرر مصلحة رسالة متكررة، أو تُضفي طابعاً رسمياً على مسطرة داخلية، أو تنسق ملاحظات. ويُستعمل كذلك لتتبع آجال أو ملفات، ولمراجعة وثيقة داخلية، ولتكوين ملف. وهو موجه على الخصوص إلى المصالح الإدارية، والكتابات، والمسؤولين عن التدبير الجاري.

طريقة الاستعمال

أولاً، يُنسخ النموذج الملائم في مساعد الذكاء الاصطناعي. ثم تتلقى كل خانة واردة بين معقوفتين، مثل [الموضوع] أو [النشاط] أو [الإجراء]، معلومة مجهولة الهوية. وتُدخل ملاحظات الاجتماع بدورها في صيغة مجهولة الهوية. بعد ذلك، يُكيَّف الطول والشكل مع الوثيقة المستهدفة. وأخيراً، يُطبَّق المستوى المشار إليه: المراجعة بالنسبة إلى المحضر، والمراقبة بالنسبة إلى الرسالة والمسطرة.

النتيجة المنتظرة

تُقدم الأوامر النصية للتدبير الإداري بذلك وثيقة عمل: رسالة، أو مسطرة، أو محضر، أو جدول، أو لائحة وثائق. غير أن هذه اللائحة تظل بحاجة إلى التحقق منها لدى الإدارة المعنية.

البطاقة التقنية

الحدود

يُهيكل الدفتر وثائق؛ ولا يتحقق من القواعد القانونية ولا من متطلبات الإدارة. لذلك تستلزم المراحل المرتبطة بقاعدة قانونية مراقبةً استناداً إلى مصدر موثوق. فضلاً عن ذلك، تستبعد تعليمة عدم الإدخال من الأدوات الموجهة إلى العموم المعطيات الشخصية والوثائق الداخلية. وتظل الإحالات إلى النصوص بحاجة إلى التحقق من صيغتها السارية في تاريخ الاستعمال.

للتعمق: نظم المعلومات والتحول الرقمي؛ القانون رقم 09.08 المتعلق بحماية الأشخاص الذاتيين تجاه معالجة المعطيات ذات الطابع الشخصي.