Redactar cartas y procedimientos con prompts de gestión administrativa

Qué contiene el cuaderno de prompts de gestión administrativa

• Las reglas comunes: consigna de no introducción de datos, lista de la información excluida y tres niveles de verificación, de los cuales aquí se aplican dos.
• «Redactar una carta tipo» con campos entre corchetes para todo dato personal o cifrado.
• «Establecer un procedimiento» en etapas numeradas: desencadenante, responsable, documentos, plazo y control.
• «Preparar un acta»: decisiones, acciones con responsable designado por su función y fecha límite, puntos pendientes.
• «Diseñar un cuadro de seguimiento»: columnas, formatos, reglas de actualización y alertas, sin ningún dato cumplimentado.
• Por último, «Verificar la claridad de un documento» sin reescribirlo y, después, «Preparar una lista de documentos» obligatorios y opcionales.

Cuándo recurrir al cuaderno

El cuaderno sirve cuando un servicio redacta una carta recurrente, formaliza un procedimiento interno o da forma a unas notas. Sirve también para hacer el seguimiento de plazos o de expedientes, revisar un documento interno y constituir un expediente. Se dirige, en particular, a los servicios administrativos, a las secretarías y a los responsables de la gestión ordinaria.

Modo de empleo

En primer lugar, el modelo adecuado se copia en el asistente de IA. A continuación, cada campo entre corchetes, como [asunto], [actividad] o [trámite], recibe una información anonimizada. Las notas de reunión se introducen también de forma anonimizada. Después, la extensión y el formato se ajustan al documento previsto. Por último, se aplica el nivel indicado: revisión para el acta, control para la carta y el procedimiento.

Resultado esperado

Los prompts de gestión administrativa proporcionan así un documento de trabajo: carta, procedimiento, acta, cuadro o lista de documentos. No obstante, esta lista debe verificarse ante la administración correspondiente.

Ficha técnica

Límites

El cuaderno estructura documentos; no verifica ni las normas legales ni los requisitos de la administración. Las etapas vinculadas a una norma legal requieren, por tanto, un control en una fuente fiable. Además, la consigna de no introducción de datos excluye de las herramientas para el gran público los datos personales y los documentos internos. Las referencias a los textos deben verificarse en su redacción vigente en la fecha de utilización.

Para saber más: Sistemas de información & transformación digital; Ley n.º 09-08 relativa a la protección de las personas físicas respecto del tratamiento de los datos de carácter personal.