تحرير محضر موجز لاجتماع

ما يتضمنه المحضر الموجز للاجتماع

• التعريف: الموضوع، والتاريخ، والمكان أو القناة، والمسيّر، والمحرر، والحاضرون، والغائبون، والوثائق المدروسة.
• القرارات المتخذة، بمعدل قرار واحد في كل سطر.
• الإجراءات، ويقترن كل منها بمسؤول وبأجل.
• النقاط العالقة، مع سببها والمعلومة أو التحكيم المنتظر.
• المتابعة: تاريخ الاجتماع المقبل وموضوعه، ثم لائحة التوزيع.
• قواعد التحرير والتوزيع واستئناف الإجراءات التي حل أجلها.

متى يُستعمل القالب

يلائم القالب على الخصوص اللجان واجتماعات المشاريع. وهكذا يستهدف رؤساء المشاريع، وكتابات اللجان، والجماعات الترابية. ذلك أن المحضر الموجز للاجتماع يتميز عن سرد المبادلات: فهو لا يدوّن سوى القرارات والالتزامات. ولذلك تكفي صفحة واحدة. وترد عناصر السياق الضرورية حينئذ في ملحق أو في وثائق العمل.

طريقة الاستعمال

يُعدّ المحرر أولاً بيانات التعريف انطلاقاً من جدول الأعمال. ثم يصوغ كل قرار بصيغة المصدر أو بفعل في الماضي. بعد ذلك، يقرن كل إجراء بمسؤول معيَّن بالاسم وبتاريخ. وأخيراً، يعمّم الوثيقة داخل أجل أربع وعشرين ساعة. ويتوفر المشاركون حينئذ على ثمانٍ وأربعين ساعة لإبداء ملاحظاتهم.

النتيجة المنتظرة

وهكذا تقتصر الوثيقة على صفحة واحدة. وتقدم أثراً مكتوباً للالتزامات، دون رأي أو تقدير بشأن المشاركين. علاوة على ذلك، يُفتتح الاجتماع الموالي باستئناف الإجراءات التي حل أجلها.

البطاقة التقنية

الحدود

لا يشمل القالب التكييف مع الحالة الخاصة ولا المراجعة ولا المصادقة ولا التتبع، وهي خدمات تندرج ضمن الاستشارات والباقات. كما لا يسرد تفاصيل المبادلات.

للتعمق: نظم المعلومات والتحول الرقمي.