Rédiger un compte rendu flash de réunion

Ce que contient le compte rendu flash de réunion

• L’identification : objet, date, lieu ou canal, animateur, rédacteur, participants, absents et documents examinés.
• Les décisions prises, à raison d’une décision par ligne.
• Les actions, chacune associée à un responsable et à une échéance.
• Les points en suspens, avec leur motif et l’information ou l’arbitrage attendu.
• La suite : date et objet de la prochaine réunion, puis liste de diffusion.
• Des règles de rédaction, de diffusion et de reprise des actions échues.

Quand utiliser la trame

La trame convient notamment aux comités et aux réunions de projet. Elle s’adresse ainsi aux chefs de projet, aux secrétariats de comités et aux collectivités. Le compte rendu flash de réunion se distingue en effet d’un relevé des échanges : il ne consigne que les décisions et les engagements. Une page suffit donc. Les éléments de contexte nécessaires figurent alors en annexe ou dans les documents de travail.

Mode d’emploi

Le rédacteur prépare d’abord l’identification à partir de l’ordre du jour. Il formule ensuite chaque décision par un verbe à l’infinitif ou au passé composé. Puis il associe à chaque action un responsable nommément désigné et une date. Enfin, il diffuse le document dans les vingt-quatre heures. Les participants disposent alors de quarante-huit heures pour leurs observations.

Résultat attendu

Le document tient ainsi sur une page. Il donne une trace des engagements, sans opinion ni appréciation sur les participants. De plus, la réunion suivante s’ouvre sur la reprise des actions échues.

Fiche signalétique

Limites

La trame ne couvre ni l’adaptation au cas particulier, ni la relecture, ni la validation, ni le suivi, qui relèvent des consultations et des packs. Elle ne retrace pas non plus le détail des échanges.

Pour aller plus loin : Systèmes d’Information & Transformation Numérique.