إعداد القرارات واللجان بواسطة نماذج الأوامر النصية للإدارة العامة

محتوى دفتر نماذج الأوامر النصية للإدارة العامة

• القواعد المشتركة: تعليمة عدم الإدخال، وعلامات محايدة بدل العناصر المحددة للهوية، وثلاثة مستويات للتحقق البشري.
• « إعداد مذكرة قرار »: السياق، وثلاثة خيارات، والمزايا والعيوب، ومعايير الاختيار، دون اقتراح للاختيار النهائي.
• « إعداد جدول أعمال لجنة »: الهدف، والوقت المخصص، والوثيقة التحضيرية، والقرار المنتظر بالنسبة إلى كل نقطة.
• « إعداد أسئلة لمقابلة » مع شريك أو ممول أو مرشح، ثم « تلخيص وثيقة عمومية ».
• « تحديد مخاطر مشروع » حسب الفئة، مع إشارة إنذار وتدبير وقائي لكل منها.
• وأخيراً، « إعادة صياغة رسالة حساسة » بأسلوب مختار، دون تعديل المضمون أو إضافة أي التزام.

متى يُلجأ إلى الدفتر

يُستعمل الدفتر حين يُعد مسيِّر قراراً، أو اجتماعاً للجنة الإدارة، أو مباحثات مع شريك. ويُستعمل كذلك لتلخيص دراسة منشورة، ثم لوضع لائحة أولى بمخاطر مشروع. ومن جهة أخرى، يؤطر إعادة صياغة رسالة داخلية أو خارجية ذات نبرة دقيقة. وهو موجه على الخصوص إلى المسيرين وأعضاء لجان الإدارة.

طريقة الاستعمال

أولاً، يُنسخ النموذج الملائم في مساعد الذكاء الاصطناعي. ثم يتلقى كل عنصر وارد بين معقوفتين، مثل [نوع المنظمة] أو [الموضوع]، معلومة مجهولة الهوية. بعد ذلك، يُكيَّف الطول والشكل حسب الحاجة. وأخيراً، يُطبَّق مستوى التحقق المشار إليه. وهكذا تستلزم مذكرة القرار والرسالة الحساسة مصادقة شخص مختص ومؤهل.

النتيجة المنتظرة

تُقدم نماذج الأوامر النصية للإدارة العامة بذلك مشروعاً أولياً: مذكرة، أو جدول أعمال، أو تلخيص، أو كشف بالمخاطر. ويظل هذا المشروع أداة عمل. ذلك أن القرار النهائي يبقى بيد الإدارة العامة، بعد التحقق المقرر.

البطاقة التقنية

الحدود

لا يحل الدفتر محل قرار الإدارة العامة ولا محل رأي متخصص بشأن المخاطر التي تستلزمه. فضلاً عن ذلك، تستبعد تعليمة عدم الإدخال من الأدوات الموجهة إلى العموم أي معطيات شخصية، أو معطيات تخص الزبناء، أو معطيات سرية. وترد الوظائف الأخرى في المكتبة الكاملة. وتظل الإحالات إلى النصوص بحاجة إلى التحقق من صيغتها السارية في تاريخ الاستعمال.

للتعمق: نظم المعلومات والتحول الرقمي؛ القانون رقم 09.08 المتعلق بحماية الأشخاص الذاتيين تجاه معالجة المعطيات ذات الطابع الشخصي.