Kit · Dinamización & facilitación
Preparar y gestionar un evento
El kit de eventos estructura la preparación y la conducción de un evento profesional: calendario de tareas, presupuesto, escaleta del día D y seguimiento de los invitados. Reúne así en un mismo libro la información que comparten la dirección, los responsables de lote y la regiduría.
Qué contiene el kit de eventos
- Un cronograma: una línea por tarea, vinculada a un lote, con responsable, fechas, dependencia y duración calculada.
- Un presupuesto sin impuestos: el importe previsto resulta de la cantidad y del precio unitario y, a continuación, la desviación compara lo previsto y lo realizado.
- Una escaleta del día D, minuto a minuto, con intervinientes, espacios y necesidades técnicas.
- Un seguimiento de los invitados: invitaciones, respuestas y ubicación.
- Por último, una síntesis presupuestaria por lote, con provisión para imprevistos e impuesto según los tipos parametrizados.
Cuándo utilizar el kit de eventos
El kit sirve, en primer lugar, para la preparación de una convención, un seminario, una inauguración o una jornada institucional. Sirve igualmente durante el evento, puesto que la escaleta se difunde a la regiduría y a los responsables de lote.
Sus destinatarios son, en particular, las direcciones de comunicación, los servicios de protocolo y los organizadores de eventos profesionales.
Modo de empleo
El organizador divide primero el evento en lotes y, después, introduce las tareas del cronograma. A continuación, cuantifica el presupuesto previsional y sigue lo comprometido y lo realizado. Asimismo, la escaleta se redacta a medida que se fija el programa. Por último, la síntesis presupuestaria por lote pone de manifiesto las desviaciones antes y después del evento.
Resultado esperado
El resultado es un calendario compartido, un presupuesto seguido desde el compromiso hasta la ejecución, una escaleta del día D y una lista de invitados actualizada. Además, el kit de eventos conserva un registro utilizable para el evento siguiente.
Ficha técnica
| Formato | libro en formato Excel; presentación en formato PDF, 3 páginas |
|---|---|
| Idiomas | francés, inglés, español |
| Versión | octubre de 2026 |
| Acceso | descarga tras la compra |
| Alcance | cualquier organización pública o privada |
Límites
Los datos personales de los invitados se limitan a lo necesario y se suprimen después del evento, salvo consentimiento para su conservación. Se tratan de conformidad con la Ley n.º 09-08 y, en su caso, con el Reglamento (UE) 2016/679; los invitados son informados de ello en la invitación. El kit sigue siendo, por tanto, una herramienta de apoyo a la gestión, que debe adaptarse a la organización y a la normativa aplicable.
Para saber más: Dinamización & facilitación; Comisión Nacional de Control de la Protección de Datos de Carácter Personal (CNDP).
- Elaborado por ASKonsult
- Idiomas: francés, inglés, español
- Versión: octobre 2026
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