Consultation systèmes d’information : cadrage d’un projet numérique, du besoin aux options

Situations relevant du cadrage d’un projet numérique

• Une direction générale envisage un nouveau progiciel sans expression formalisée du besoin.
• Un organisme public hésite entre un progiciel, un développement spécifique et un service en ligne.
• Un établissement d’enseignement engage un projet numérique sans gouvernance de projet définie.
• Un projet en cours dérive en coûts, en délais ou en adoption par les utilisateurs.
• Une ETI prépare un cahier des charges et cherche d’abord à clarifier le périmètre et les acteurs.

Déroulé

1. Recueil du besoin. ASKonsult recense d’abord le besoin exprimé et l’existant applicatif, à partir des éléments transmis.
2. Qualification du projet. L’analyse précise ensuite le périmètre, les acteurs, les contraintes et le calendrier.
3. Lecture des options. Le progiciel, le développement spécifique et le service en ligne font alors l’objet d’une comparaison au regard des critères du client.
4. Identification des risques. Les risques de conduite du changement et de gouvernance de projet font l’objet d’un repérage.
5. Restitution. Les étapes de cadrage à engager font l’objet d’une note ou d’une visioconférence de 60 minutes, seule étape synchrone du format oral.

Livrable

En format écrit, le livrable prend la forme d’une note de cadrage. En visioconférence, un relevé de séance consigne les points examinés. Dans les deux cas, il reformule d’abord le besoin et compare les options en présence. Il signale ensuite les risques de conduite du changement et de gouvernance. Enfin, il ordonne les étapes préalables au cahier des charges. La note intervient 5 jours ouvrés après réception des éléments complets. La visioconférence se tient de son côté sur un créneau au moins 7 jours après la réservation (créneau prioritaire possible sous 5 jours ouvrés), du mardi au jeudi.

Prérequis

L’analyse s’appuie sur une description de l’existant et sur l’organigramme de l’entité. Les contraintes budgétaires et calendaires complètent ces éléments. Les documents de projet disponibles éclairent également la qualification. Le délai court à compter de la réception de l’ensemble de ces éléments.

Questions fréquentes

Note écrite ou visioconférence : quel format retenir ?

La note convient lorsqu’un document de cadrage doit circuler auprès de la direction ou des futurs acteurs du projet. La visioconférence de 60 minutes permet en revanche un échange direct sur les options et les risques. Elle donne lieu à un relevé de séance. Dans les deux cas, le livrable couvre le besoin, les options, les risques et les étapes préalables au cahier des charges.

À quel stade du projet intervient la consultation ?

La consultation consacrée au cadrage d’un projet numérique intervient en amont du cahier des charges. Elle vise notamment les projets engagés sans expression du besoin, sans arbitrage entre solutions ou sans gouvernance de projet. Un projet déjà lancé peut aussi en relever lorsque des dérives de coûts, de délais ou d’adoption apparaissent. Le livrable ordonne alors les étapes de cadrage à engager.

Quels délais pour le cadrage d’un projet numérique ?

Les délais restent indicatifs et courent à compter de la réception d’un dossier complet. La note intervient dans les 5 jours ouvrés suivant cette réception. Pour la visioconférence, le créneau se situe au moins 7 jours après la réservation (créneau prioritaire possible sous 5 jours ouvrés), du mardi au jeudi. Le cabinet planifie ces sessions à l’avance, sur des plages déterminées. Par ailleurs, une vérification de recevabilité précède l’engagement de la consultation.

Quel droit de rétractation s’applique ?

À l’égard du client consommateur, un droit de rétractation de sept jours s’applique. Un créneau fixé au moins sept jours après la réservation préserve ce droit. En revanche, une consultation fixée à moins de sept jours suppose une exécution immédiate. Le cabinet recueille alors l’accord exprès du client, après information sur ses conséquences. Dans ce cas, le droit de rétractation ne s’exerce plus.

Les éléments transmis restent-ils confidentiels ?

Le cabinet tient pour confidentielles les informations et les pièces transmises, dont l’organigramme et les documents de projet. Elles circulent uniquement par l’espace sécurisé. Elles servent aux seules fins de la consultation. Cette obligation survit à la fin de la relation. Réciproquement, le client s’oblige à la même discrétion à l’égard des livrables non publics.

Quelle suite après la consultation ?

Lorsque le cadrage révèle un chantier d’ensemble, le pack Schéma directeur des systèmes d’information (K-15) prend le relais. Un besoin d’appui récurrent relève de l’abonnement Pilotage (A-02). Les collectivités et les établissements publics disposent pour leur part de l’abonnement Institutions et territoires (A-04). Au besoin, les consultations digitale (C-04) et IA (C-24) complètent l’analyse.

Hors périmètre

La consultation consacrée au cadrage d’un projet numérique ne comporte pas la rédaction du cahier des charges. Elle n’inclut pas non plus le choix d’un éditeur pour le compte du client. L’assistance à maîtrise d’ouvrage reste également en dehors de la prestation, de même que tout développement. Le client demeure ainsi seul décisionnaire du choix de la solution.