Adoptar una carta IA para asociaciones

Qué contiene la carta IA para asociaciones

• Objeto, personas afectadas y ámbito, desde los órganos directivos hasta los voluntarios.
• Las herramientas autorizadas y, después, los datos prohibidos: socios, beneficiarios, donantes, salud, opiniones, convicciones o afiliación sindical.
• Usos excluidos: ninguna admisión, concesión de una ayuda o selección de un beneficiario decidida únicamente por una herramienta.
• Tres niveles de verificación humana, desde la simple revisión hasta la validación por una persona habilitada.
• Reglas propias: formalidad ante la Comisión Nacional de Control de la Protección de Datos de Carácter Personal (CNDP) para los datos de los beneficiarios y validación N3 de los informes y expedientes de financiación.
• Asimismo, transparencia, registro, seguridad, referente, decisor, adopción, revisión y referencias a la Ley n.º 09-08 y al Reglamento (UE) 2024/1689.

Cuándo adoptar la carta

La carta se adopta desde el momento en que empleados o voluntarios recurren a herramientas de IA para los trabajos de la asociación. Sirve, en particular, antes de tratar por este medio los datos de los beneficiarios o de preparar un expediente de financiación. Además, se revisa al menos una vez al año y en cada cambio significativo de herramienta o de normativa. Concierne así a la junta directiva, al consejo de administración, al referente de IA, a los empleados y a los voluntarios.

Modo de empleo

En primer lugar, la asociación designa al referente de IA y al decisor, presidente o miembro de la junta directiva. A continuación, completa los elementos entre corchetes y fija la lista de herramientas autorizadas. Después, la junta directiva, el consejo de administración o la asamblea general adopta la carta IA para asociaciones, según los estatutos. Por último, cada usuario, empleado o voluntario, certifica su lectura, y el referente organiza la sensibilización.

Resultado esperado

La asociación dispone de una carta adoptada por el órgano competente y cuya lectura certifica cada usuario. Los datos de los socios y de los beneficiarios quedan así sujetos a un marco explícito. Además, los documentos entregados a los financiadores pasan por una validación de nivel N3.

Ficha técnica

Límites

El modelo no verifica ni la formalidad aplicable ante la CNDP ni el régimen de autorización de los datos sensibles; esta verificación corresponde a la asociación. Además, las referencias a los textos deben verificarse en su redacción vigente en la fecha de utilización. La firma no asume ninguna representación ante los tribunales.

Para saber más: Sistemas de información & transformación digital; Ley n.º 09-08 relativa a la protección de las personas físicas respecto del tratamiento de los datos de carácter personal.