Consulta de sistemas de información: definición de un proyecto digital, de la necesidad a las opciones

Situaciones propias de la definición de un proyecto digital

• Una dirección general contempla un nuevo software estándar sin una expresión formalizada de la necesidad.
• Un organismo público duda entre un software estándar, un desarrollo a medida y un servicio en línea.
• Un centro de enseñanza emprende un proyecto digital sin una gobernanza de proyecto definida.
• Un proyecto en curso se desvía en costes, en plazos o en adopción por parte de los usuarios.
• Una empresa de tamaño intermedio prepara un pliego de condiciones y busca aclarar primero el perímetro y los actores.

Desarrollo

1. Recopilación de la necesidad. ASKonsult identifica primero la necesidad expresada y las aplicaciones existentes, a partir de los elementos transmitidos.
2. Calificación del proyecto. El análisis precisa a continuación el perímetro, los actores, las restricciones y el calendario.
3. Lectura de las opciones. El software estándar, el desarrollo a medida y el servicio en línea son entonces objeto de una comparación a la luz de los criterios del cliente.
4. Identificación de los riesgos. Los riesgos de gestión del cambio y de gobernanza del proyecto son objeto de una detección.
5. Restitución. Las etapas de definición que deben emprenderse se presentan en una nota o en una videoconferencia de 60 minutos, única etapa síncrona del formato oral.

Entregable

En formato escrito, el entregable adopta la forma de una nota de definición. En videoconferencia, un acta de la sesión recoge los puntos examinados. En ambos casos, reformula primero la necesidad y compara las opciones existentes. Señala después los riesgos de gestión del cambio y de gobernanza. Por último, ordena las etapas previas al pliego de condiciones. La nota se entrega 5 días hábiles tras la recepción de los elementos completos. La videoconferencia, por su parte, se celebra en una franja situada al menos 7 días después de la reserva (franja prioritaria posible en un plazo de 5 días hábiles), de martes a jueves.

Requisitos previos

El análisis se basa en una descripción de los sistemas existentes y en el organigrama de la entidad. Las restricciones presupuestarias y de calendario completan estos elementos. Los documentos del proyecto disponibles orientan también la calificación. El plazo se computa a partir de la recepción del conjunto de estos elementos.

Preguntas frecuentes

Nota escrita o videoconferencia: ¿qué formato elegir?

La nota resulta adecuada cuando un documento de definición debe circular entre la dirección o los futuros actores del proyecto. La videoconferencia de 60 minutos permite, en cambio, un intercambio directo sobre las opciones y los riesgos. Da lugar a un acta de la sesión. En ambos casos, el entregable abarca la necesidad, las opciones, los riesgos y las etapas previas al pliego de condiciones.

¿En qué fase del proyecto interviene la consulta?

La consulta dedicada a la definición de un proyecto digital interviene antes del pliego de condiciones. Se dirige en particular a los proyectos emprendidos sin expresión de la necesidad, sin decisión entre soluciones o sin gobernanza de proyecto. Un proyecto ya iniciado también puede entrar en su ámbito cuando aparecen desviaciones de costes, de plazos o de adopción. El entregable ordena entonces las etapas de definición que deben emprenderse.

¿Qué plazos se aplican a la definición de un proyecto digital?

Los plazos son indicativos y se computan a partir de la recepción de un expediente completo. La nota se entrega dentro de los 5 días hábiles siguientes a dicha recepción. Para la videoconferencia, la franja se sitúa al menos 7 días después de la reserva (franja prioritaria posible en un plazo de 5 días hábiles), de martes a jueves. La firma planifica estas sesiones con antelación, en franjas determinadas. Además, una verificación de admisibilidad precede al inicio de la consulta.

¿Qué derecho de desistimiento se aplica?

Respecto del cliente consumidor, se aplica un derecho de desistimiento de siete días. Una franja fijada al menos siete días después de la reserva preserva este derecho. En cambio, una consulta fijada a menos de siete días supone una ejecución inmediata. La firma recaba entonces el consentimiento expreso del cliente, tras informarle de sus consecuencias. En ese caso, el derecho de desistimiento ya no puede ejercerse.

¿Los elementos transmitidos siguen siendo confidenciales?

La firma trata como confidenciales la información y los documentos transmitidos, incluidos el organigrama y los documentos del proyecto. Circulan únicamente a través del espacio seguro. Sirven exclusivamente a los fines de la consulta. Esta obligación subsiste tras el fin de la relación. Recíprocamente, el cliente se obliga a la misma discreción respecto de los entregables no públicos.

¿Qué continuación puede tener la consulta?

Cuando la definición revela un proyecto de conjunto, el Paquete Plan director de sistemas de información (K-15) toma el relevo. Una necesidad de apoyo recurrente corresponde a la Suscripción Pilotaje (A-02). Las entidades territoriales y los establecimientos públicos disponen, por su parte, de la Suscripción Instituciones y Territorios (A-04). En caso necesario, la Consulta tienda en línea y presencia digital (C-04) y la Consulta sobre los usos de la IA en la empresa (C-24) completan el análisis.

Fuera del alcance

La consulta dedicada a la definición de un proyecto digital no comprende la redacción del pliego de condiciones. Tampoco incluye la elección de un proveedor de software por cuenta del cliente. La asistencia a la dirección del proyecto por cuenta del cliente queda igualmente fuera de la prestación, al igual que cualquier desarrollo. El cliente sigue siendo así el único que decide sobre la elección de la solución.