Consulta para entidades territoriales: capacidades, priorización y seguimiento de los programas

Situaciones propias de la Consulta para entidades territoriales

• Una entidad territorial aprueba una programación plurianual antes de haber evaluado sus capacidades financieras e institucionales.
• Una agencia regional impulsa varios proyectos concurrentes y debe establecer un orden de prioridad.
• Un establecimiento público emprende un programa sin un sistema de seguimiento definido.
• Un socio de cooperación desea verificar la programación por fases y los instrumentos de acción de un proyecto que apoya.
• Una universidad prepara un proyecto de dimensión territorial y busca estructurar su pilotaje.

Desarrollo

1. Recopilación del programa o del proyecto y del contexto institucional. La firma recibe primero el documento de programa o la nota de proyecto, con los datos presupuestarios. Esta fase se desarrolla de forma asíncrona, mediante la transmisión de los documentos.
2. Lectura de las capacidades financieras e institucionales movilizables. El análisis contrasta a continuación las ambiciones del programa con los recursos efectivamente disponibles. Detecta así las desviaciones entre programación y capacidades.
3. Examen de la priorización, de la programación por fases y de los instrumentos de acción elegidos. Esta etapa verifica la coherencia del orden de los proyectos y de su calendario. Valora asimismo la adecuación de los instrumentos de acción a los objetivos declarados.
4. Revisión del sistema de seguimiento según la plantilla P-18. El examen se apoya en la plantilla P-18 para valorar el sistema de seguimiento existente. Previamente, la asistencia interactiva IA-04 acompaña su cumplimentación, sin emitir ninguna opinión.
5. Restitución escrita o por videoconferencia. La nota de orientación constituye una restitución asíncrona. En cambio, la videoconferencia de 60 minutos ofrece un intercambio síncrono, recogido en un acta de la sesión.

Entregable

La Consulta para entidades territoriales da lugar a una nota de orientación o, en videoconferencia, a un acta de la sesión. El documento presenta primero las constataciones derivadas de la lectura del programa y de las capacidades. Propone después una priorización de los proyectos y ajustes del sistema de seguimiento. Por último, ordena las etapas que deben emprenderse. La nota llega al cliente siete días hábiles tras la recepción de los elementos completos. El acta de la sesión recoge, por su parte, los puntos examinados durante la videoconferencia.

Requisitos previos

La consulta requiere la transmisión del documento de programa o, en su defecto, de una nota de proyecto. Los datos presupuestarios disponibles y el organigrama del pilotaje completan estos documentos. El plazo se computa a partir de la recepción del conjunto de estos elementos.

Preguntas frecuentes

¿Cómo elegir entre la nota de orientación y la videoconferencia?

La nota de orientación resulta adecuada cuando el programa requiere una lectura detallada y una constancia escrita que compartir entre servicios. La videoconferencia de 60 minutos privilegia, en cambio, el intercambio directo con los responsables del pilotaje. En ambos casos, el contenido se refiere a las constataciones, la priorización, el sistema de seguimiento y las etapas. El formulario común de las consultas recoge el formato elegido.

¿Cuál es el plazo de la Consulta para entidades territoriales?

La nota de orientación se entrega en un plazo de siete días hábiles. La videoconferencia se celebra en una franja fijada al menos 7 días después de la reserva (franja prioritaria posible en un plazo de cinco días hábiles), de martes a jueves. Estos plazos se computan a partir de la recepción de un expediente completo. No obstante, tienen carácter indicativo, conforme a las reglas comunes del catálogo. Un documento que falte aplaza, por tanto, el punto de partida del plazo.

¿Qué forma adopta el encargo de un organismo público?

Respecto de las entidades territoriales, los establecimientos públicos y los organismos sujetos a las normas del gasto público, el encargo sigue su normativa. Adopta así la forma de una orden de pedido, de un contrato público o de un convenio. No obstante, el contenido de la consulta es idéntico, cualquiera que sea la forma del encargo.

¿Por qué examinar las capacidades antes de la programación?

Un programa territorial se fragiliza cuando la programación precede al diagnóstico de las capacidades. Se debilita también cuando los proyectos carecen de priorización o cuando falta el sistema de seguimiento. La consulta aborda, por tanto, estos tres puntos en un orden lógico. No obstante, está sujeta a una obligación de medios: la entidad sigue siendo la única que decide sobre sus opciones.

¿Los documentos transmitidos siguen siendo confidenciales?

ASKonsult trata como confidenciales la información y los documentos transmitidos por el cliente. Su intercambio se realiza a través del espacio seguro, y su uso se limita a los fines de la consulta. Esta obligación subsiste tras el fin de la relación. El cliente se obliga igualmente respecto de las herramientas y los entregables no públicos que recibe.

¿Qué papel desempeña la asistencia interactiva IA-04?

La asistencia interactiva IA-04 acompaña la cumplimentación de la plantilla P-18. Explica los apartados, precisa lo que se espera y controla la coherencia y la exhaustividad de las respuestas. No obstante, la asistencia no emite ninguna opinión y no califica ninguna situación particular. Sus producciones no constituyen un entregable: la firma analiza después el trabajo preparado y lo valida.

¿Qué continuaciones pueden prolongar la consulta?

Cuando el programa requiere un trabajo estructurado, el Paquete Programa de acción territorial (K-14) toma el relevo. El Paquete Taller de concertación (K-20) constituye otra continuación posible. Una necesidad recurrente orienta más bien hacia la Suscripción Instituciones y Territorios (A-04). Por otra parte, la Consulta Carta de la Inversión (C-10) y la Consulta de comunicación institucional (C-14) tratan cuestiones próximas.

Fuera del alcance

La Consulta para entidades territoriales no incluye la elaboración del programa propiamente dicho. Excluye asimismo cualquier función de promotor delegado. La dinamización de la concertación con los actores del territorio queda además fuera de la prestación. Por último, ASKonsult no asume ninguna representación de la entidad ante terceros en el marco de esta consulta.