Outiller chaque service avec une bibliothèque de prompts par fonction

Ce que contient la bibliothèque de prompts par fonction

• Des règles communes : consigne de non-saisie, repères neutres tels que [Client A] ou [Date], liste des informations exclues.
• Trois niveaux de vérification : relecture (N1), contrôle (N2) et validation (N3), répartis à parts égales entre les modèles.
• Direction et marketing : douze modèles, de la note de décision à la fiche produit et à la traduction.
• Gestion administrative : six modèles, notamment le courrier type, la procédure interne, le compte rendu et la liste de pièces.
• Réseaux sociaux : six modèles, dont la déclinaison par réseau, les accroches et la réponse à un commentaire.
• Enfin, ressources humaines : six modèles, de la fiche de poste à la note d’information au personnel.

Quand recourir à la bibliothèque

La bibliothèque sert lorsqu’une organisation diffuse l’usage d’assistants d’IA générative dans plusieurs services à la fois. Elle fournit alors à chaque fonction des consignes homogènes, avec les mêmes règles de non-saisie et de vérification. Elle sert également à fixer, pour chaque tâche, le niveau de contrôle humain attendu. Elle s’adresse notamment aux directions et aux responsables des services concernés.

Mode d’emploi

D’abord, chaque service repère les modèles de sa fonction. Ensuite, l’utilisateur copie le modèle retenu et remplace chaque élément entre crochets par une information anonymisée. Puis la longueur et le format s’adaptent au besoin, car les modèles restent modifiables. Enfin, le niveau de vérification indiqué s’applique avant tout usage interne, toute diffusion externe ou toute décision concernant une personne.

Résultat attendu

La bibliothèque de prompts par fonction fournit ainsi un référentiel partagé de trente consignes prêtes à copier. Chaque service dispose de modèles adaptés à ses tâches. Le contrôle humain se gradue selon l’usage : simple relecture pour un usage interne, validation avant tout engagement de l’organisation.

Fiche signalétique

Limites

La bibliothèque de prompts par fonction encadre la rédaction de consignes ; elle ne garantit ni l’exactitude ni la conformité des contenus produits par l’assistant. Par ailleurs, la consigne de non-saisie exclut des outils grand public toute donnée personnelle ou confidentielle. Les références aux textes restent à vérifier dans leur rédaction en vigueur à la date d’utilisation. Le document n’inclut aucune représentation devant les juridictions.

Pour aller plus loin : Systèmes d’Information & Transformation Numérique ; Loi n° 09-08 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel.